Waarom een communicatieplan (laten) maken?

Een communicatieplan is een cruciaal onderdeel voor de communicatie en marketing van je onderneming. Het is een houvast voor jezelf en je medewerkers om eenduidig en efficiënt te kunnen communiceren met klanten, partners en andere stakeholders.

In een communicatieplan staat wat je op welke manier naar wie communiceert. Door je aan een communicatieplan te houden is je communicatie steeds logisch en consistent.

In dit artikel hebben we het wat uitgebreider over het communicatieplan. Je leest onder meer wat er in een communicatieplan zit, hoe je een communicatieplan maakt en wat nu juist het doel is van een communicatieplan.

Heb je bij of na het lezen van dit artikel vragen? We staan klaar om deze voor jou te beantwoorden neem dus gerust contact op!

 

Waarom een communicatieplan?

Zoals we in de inleiding al aanhaalden, is het communicatieplan enorm belangrijk om consistent en effectief te communiceren. Je legt in een communicatieplan vast op welke manier je zal communiceren om je doelen te behalen.

Als je bijvoorbeeld een campagne wil opstarten om een nieuw product te lanceren, bepaal je in het communicatieplan wat je via welk kanaal naar wie zal communiceren. Dit communicatieplan maak je voordat je de campagne uitrolt.

Doordat je op voorhand nadenkt over hoe je gaat communiceren, kun je makkelijker een stapje terugnemen en van een afstand naar je aankomende campagne kijken. Wie zijn de voornaamste doelgroepen? Met welke vragen en behoeften zitten ze? Hoe vullen wij die behoeften in?

De antwoorden op deze vragen zal waarschijnlijk je communicatieboodschap worden. Als je die eenmaal te pakken hebt, kun je bekijken hoe je deze boodschap zal brengen. Via sociale media, via e-mail, met een video, met content… Vervolgens hang je hier een timing en eventueel een budget aan vast.

Wanneer je de campagne uitrolt, hou je je communicatieplan bij de hand. Zo weet je waar je staat in de campagne en wat wanneer gecommuniceerd moet worden. Dankzij je communicatieplan communiceer je consistent en verlies je nooit het uiteindelijke doel uit het oog.

 

De onderdelen van een communicatieplan

Een communicatieplan bestaat uit bepaalde onderdelen die steeds terugkeren: de doelstellingen, de doelgroep, de boodschap, de communicatiekanalen, de funnel, de planning en de prestatie-indicatoren.

 

-        De doelstellingen

Het eerste wat je bekijkt bij het maken van een communicatieplan is de doelstelling. Wat wil je juist bereiken met je communicatie? Wil je dat meer mensen jouw onderneming leren kennen? Wil je dat je bestaand cliënteel meer koopt? Of wil je een bepaalde gedragsverandering teweegbrengen?

Er zijn oneindig veel mogelijke doelstellingen. Aan jou om een gevatte, duidelijke doelstelling te formuleren.

Meerdere doelstellingen zijn mogelijk binnen één communicatieplan. Zo zou het kunnen dat je als onderneming wilt communiceren om duurzamer te leven, om daarna jouw herbruikbare koffiebekers uit gerecycleerd materiaal te kopen. In dit voorbeeld heb je dus zowel een gedrag- als een verkoopdoelstelling.

 

-        De doelgroep

Na het bepalen van de doelstellingen moet je je doelgroep in kaart brengen. Wie moet je helpen om je doelstellingen behalen? In welke regio woont/werkt je doelgroep? Wat zijn de demografische kenmerken van je doelgroep? Met welke behoeften zit je doelgroep en via welke kanalen kun je ze best bereiken?

Je doelgroep vinden is vaak moeilijker dan je doelstellingen bepalen, en minstens even belangrijk. Alles wat je zal communiceren zal aan deze doelgroep(en) gericht zijn. Hoe beter je je doelgroep kent, hoe beter je je communicatie erop kan afstemmen.

Een goede manier om je doelgroep in kaart te bepalen in je communicatieplan is persona’s maken. Persona’s zijn fictieve profielen die jouw ideale klanten voorstellen. Geef je persona een naam en eventueel zelfs een stockfoto en noteer alle relevante kenmerken die jouw ideale klant heeft.

Een persona zou er zo kunnen uitzien voor een bedrijf dat maaltijdboxen aan huis levert:

Zo maak je een persona voor elke ‘ideale klant’ die genoeg van mekaar verschilt. Zo zal een bedrijf dat maaltijdboxen levert niet alleen een Steffie als klant hebben. Je kunt hier bijvoorbeeld ook een persona maken voor een zakenman of -vrouw van 50 jaar.

Je kunt hier zo gedetailleerd in gaan als je zelf wil of nodig vindt.

 

-        De boodschap

Nu je weet wat je doelstellingen zijn en naar wie je gaat communiceren, is het tijd om de boodschap te formuleren. Dat klinkt als iets waar je snel even over gaat, maar je kunt toch best eens goed nadenken over je boodschap.

Je boodschap moet immers je doelgroep gaan aanspreken. De persona’s die je gemaakt hebt moeten iets aan die boodschap hebben. Ze moeten in actie komen bij het lezen van de boodschap. Zorg er dus voor dat je boodschap duidelijk is en relevant is voor je persona’s.

Je kunt ook aparte boodschappen hebben voor verschillende persona’s. Even terug naar het voorbeeld van de maaltijdboxen. Je kunt in je boodschap vertellen dat je dankzij zo’n box meer tijd kunt doorbrengen met je jonge kinderen. Maar die boodschap is totaal niet relevant voor een persona die al wat ouder of kinderloos is.

 

We willen graag nog even benadrukken hoe belangrijk de boodschap is voor je communicatieplan. Eigenlijk is dit de munitie voor je campagne. Deze boodschap moet bij je doelgroep binnendringen en ze aanzetten tot acties die jouw doelstellingen bepalen.

Een vage boodschap die ‘later nog wel concreet wordt’ is dus onvoldoende. Zorg voor een duidelijke, krachtige boodschap. Eventueel al in een soort baseline voor je campagne.

 

-        De communicatiekanalen

In deze stap ga je bepalen hoe je je boodschap bij je doelgroep zal krijgen. Ga na welke kanalen je doelgroep gebruikt en of deze kanalen relevant zijn om jouw boodschap te brengen.

Wij maken gebruik van een vaste lijst communicatiekanalen die we overwegen:

• Website
• Content (SEO)
• Sociale media (--> + welke?)
• E-mailmarketing
• Mobile marketing
• Pers
• Partnerships
• Networking
• Events
• Advertising (offline)
• Direct mailing
• Beurzen
• Point of sale
• Sponsoring

 

Uit deze lijst bepalen we welke kanalen interessant zijn en welke niet. De interessante kanalen werken we verder in detail uit.

Per relevant kanaal bepaal je wat je aanpak zal zijn. Wat ga je zeggen en hoe ga je dat zeggen? Welke frequentie ga je aannemen? Zijn er meer specifieke kanalen, zoals bepaalde magazines om in te adverteren?

Er kunnen bij deze lijst natuurlijk ook kanalen toegevoegd worden.

Wanneer je de relevante kanalen hebt gekozen en je aanpak hebt vastgelegd ben je klaar voor de volgende stap: de funnel.

 

-        De Funnel

De funnel is de trechter die de doelgroep moet doorlopen om jouw doelstelling te voltooien. Zo’n funnel bestaat uit 5 stappen:

1. Bekendheid
2. Overweging
3. Conversie
4. Tevredenheid
5. Loyaliteit

Aan jou de taak om voor iedere stap te bekijken hoe je de doelgroep deze stap zal doen nemen.

 

In de eerste stap, bekendheid, zit iedereen die al eens van je onderneming gehoord heeft. Ze hebben het logo al eens gezien of zagen er een advertentie van voorbijkomen op sociale media. Dit kun je bijvoorbeeld doen door te adverteren op Facebook of door een banner te plaatsen aan je onderneming (als die langs een drukke baan ligt).

De tweede stap is overweging. Wie in deze stap zit kent je onderneming al en is geïnteresseerd in wat je doet of aanbiedt. Hij of zij zal meer informatie gaan zoeken. Je krijgt de doelgroep in deze stap door ze warm te maken voor jouw product, dienst of zaak. Dit kun je bijvoorbeeld door je product te tonen in een advertentie of met een gratis sample. Zorg er zeker voor dat belangrijke informatie gemakkelijk vindbaar is. Zo kun je in blogartikels informatie over je product geven en dit artikel vindbaar maken via Google Ads.

Wie jouw product of dienst overweegt wil je natuurlijk overtuigen om te converteren. Wie je product koopt of gebruik maakt van je dienst komt in stap 3 van de funnel. Je overtuigt geïnteresseerden bijvoorbeeld door het gemakkelijk te maken om te converteren, of met een mooie aanbieding waarmee je adverteert. Ook een sterke e-mailing kan perfect twijfelaars over de streep trekken.

Na de conversie stopt het niet! Je wilt van eenmalige klanten recurrente klanten of zelfs ambassadeurs maken. Dat doe je in eerste instantie door de klant tevreden te maken en houden. Het belangrijkste hier is een goed product, maar ook met je communicatie kun je klanten tevreden maken. Via een blog of via sociale media kun je klanten tips en tricks geven voor het gebruik van je product of dienst, bijvoorbeeld. Een goede service na verkoop maakt klanten tevreden en vergroot de kans dat ze nog eens voor jou zullen kiezen.

Het ultieme doel is dat mensen loyaal worden aan jouw onderneming. Ze worden een terugkerende bezoeker of gebruiker. Daarnaast vertellen ze over jouw product of dienst tegen anderen. Hier kun je voor zorgen met een maandelijkse nieuwsbrief, eventueel met promoties. Ook engaging posts op sociale media kunnen hiertoe bijdragen.

 

Welke communicatiekanalen en -strategieën je in welk deel van de funnel gebruikt, bepaal je in het communicatieplan.

 

-        De planning

Je kunt niet alles tegelijk communiceren. Een planning is nodig om de boodschap geleidelijk bij de doelgroep te brengen. In de planning bekijk je wat je wanneer gaat communiceren.

Daarnaast bekijk je hoe lang je over iedere stap zal communiceren. Zo kun je 6 maanden intensief communiceren met als doel naamsbekendheid te genereren om daarna meer de focus te leggen op overweging en verkoop.

Deze planning is een houvast, maar is niet heilig. Merk je tijdens de campagne dat je sneller kunt overschakelen naar een volgende stap, dan kun je dat perfect doen. Bovendien overlappen de funnels in werkelijkheid. Wanneer je op sociale media tips & tricks geeft om top of mind te blijven bij bestaande klanten, zien nieuwe potentiële klanten misschien voor het eerst je logo passeren!

 

-        De prestatie-indicatoren

In een communicatieplan bepaal je ten slotte ook hoe je je campagne zal evalueren. Dit doe je door prestatie-indicatoren vast te leggen. Dit zijn de doelen die je wil bereiken.

Deze doelen moeten opgesteld zijn volgens het SMART-principe. Ze moeten

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdsgebonden

zijn.  Enkel zo kun je tijdens en na de campagne nagaan of hij goed draait of niet. Voorbeeld van prestatie-indicatoren zijn ‘1500 volgers op Instagram tegen 1 augustus’ of ‘+20% omzet in 2023 t.o.v. 2022’.

 

Dit zijn de vaste onderdelen die wij altijd implementeren in een communicatieplan. Maar een communicatieplan ziet er lang niet altijd hetzelfde uit. Zijn er onderdelen die je wil weglaten of toevoegen voor jouw specifieke campagne? Dan kan dat perfect.

 

Hoe maak je een communicatieplan?

Een communicatieplan is een belangrijke leidraad voor jou en je team om te communiceren vanuit je onderneming. Om te weten hoe je juist als onderneming moet of wil communiceren, heb je een klare helicopterview van je onderneming nodig.

Dit is echter niet zo gemakkelijk als je er zelf dagelijks actief in betrokken bent. Het is dan vaak erg lastig om een stap achteruit te nemen en om een objectieve blik op je organisatie te werpen.

Daarom neemt men vaak een extern bureau bij de hand om een communicatieplan op te stellen. Een externe kan objectief naar jouw zaak, je doelstellingen en je doelgroep kijken zonder vooroordelen.

 

Een communicatieplan laten maken door een extern communicatiebureau

Wie een communicatieplan wil laten maken door een extern bureau heeft dus het voordeel dat een objectieve derde de onderneming onder de loep kan nemen. Hierdoor kunnen nieuwe inzichten ontstaan die ook je ook buiten het communicatieplan kan meenemen en gebruiken.

Het is jouw communicatieplan, niet het onze.

Wij nemen echter nooit het communicatieplan helemaal uit handen van de onderneming. Wij hebben als communicatiebureau misschien wel de klare blik en communicatie-expertise, maar jij weet nog altijd alles over je onderneming, de sector, de doelgroep en je product.

Daarom is een communicatieplan bij BeeNobby een dynamisch gegeven. Wij werken een plan uit dat in onze ogen een oplossing biedt voor de doel- of vraagstelling. Maar natuurlijk zijn er ook bepaalde inzichten die wij niet hebben. Daarom werken we nauw samen met de onderneming in kwestie om het communicatieplan te vormen naar de unieke kenmerken van de onderneming en haar stakeholders.

Op die manier bekomen we uiteindelijk een uniek communicatieplan met sterke, concrete adviezen en invullingen waarmee je snel en efficiënt aan de slag kunt.

Hoeveel kost een communicatieplan?

Een volledig communicatieplan kost doorgaans tussen de € 1 600 en € 2 800. Dit is de kostprijs van een eerste screening tot en met de volledige uitwerking (tekstueel en grafisch) van het communicatieplan. Een afgewerkt communicatieplan wordt bovendien met de klant overlopen en toegelicht.

Bij Communicatiebureau BeeNobby komt een communicatieplan ook in aanmerking voor subsidiëring via de KMO-portefeuille.

Daarna heb je de keuze om ook de uitvoering van het communicatieplan aan ons over te laten. Ga je zelf beginnen communiceren aan de hand van het plan? Of heb je nood aan professionele ondersteuning voor uitvoering, grafisch werk…? De kostprijs hiervan is afhankelijk van de communicatiesoorten en -frequentie.

 

Een communicatieplan zelf maken

Zelf aan de slag gaan om een communicatieplan te maken is moeilijker, maar zeker ook mogelijk. Je moet er wel rekening mee houden dat wat in zo’n communicatieplan staat niet vanzelf komt. Het vraagt een stevige denkoefening. Dit neemt veel tijd in beslag en je moet steeds goed opletten dat je objectief blijft en geen oogkleppen opzet.

Als je die tijd hebt en met open blik naar je onderneming kan kijken, is het perfect mogelijk om zelf een communicatieplan te maken.

 

 

Wat is het doel van een communicatieplan?

Een communicatieplan dient niet om zomaar in de kast te leggen. Het moet je houvast zijn bij het communiceren. Dat kan binnen een campagne zijn, maar ook voor de algemene communicatie van je onderneming naar stakeholders toe.

Het doel van een communicatieplan is om een leidraad te hebben om klaar, eenduidig en doelgericht te communiceren. Dankzij een communicatieplan blijf je consistent communiceren met je doelstellingen als richtpunt.

Het (laten) maken van een communicatieplan is ook al heel waardevol. Het is een goede denkoefening. Je krijgt veel nieuwe inzichten door even vanop een afstandje naar je onderneming te (laten) kijken. De inzichten die je krijgt bij het (laten) maken van je communicatieplan kunnen je helpen om je doelgroep beter te begrijpen. Daar kun je verder op bouwen door op de juiste manier meerwaarde te bieden en daarover te communiceren.

 

Een communicatieplan laten maken?

Wil je een communicatieplan laten maken? Of wil je professionele ondersteuning bij het maken van je communicatieplan? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek, of plan meteen zelf een gesprek in. Dan bekijken we samen de mogelijkheden.